1. Nhiệm vụ và quyền hạn
Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng của lãnh đạo Ban. Đôn đốc theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện các chương trình kế hoạch công tác.
Thực hiện công tác giúp việc, chuẩn bị các điều kiện cho các phiên họp, làm việc của lãnh đạo Ban và của cơ quan; ghi chép biên bản các hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo Ban. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo Ban giao cho các phòng thuộc Ban thực hiện.
Giúp lãnh đạo Ban quan hệ công tác và thực hiện các quy chế phối hợp với các sở, ban, ngành, đoàn thể và địa phương liên quan đến lĩnh vực công tác dân tộc.
Là đầu mối thực hiện cung cấp thông tin theo ý kiến chỉ đạo của Trưởng ban, Người phát ngôn cơ quan.
Dự thảo các báo cáo định kỳ tuần, tháng, quý, sơ, tổng kết hoạt động năm của cơ quan.
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Ban Dân tộc. Tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển phát các văn bản đến, đi của Ban; thực hiện in ấn, sao chụp, phát hành các văn bản của Ban. Quản lý, sử dụng con dấu của Ban Dân tộc.
Quản lý thống nhất việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản do cơ quan phát hành; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của các phòng trình ký thuộc thẩm quyền, nếu có phát hiện sai sót, trái pháp luật thì kiến nghị các phòng chỉnh sửa, bổ sung, đình chỉ phát hành hoặc hủy bỏ văn bản đó.
Tham mưu giúp lãnh đạo Ban về thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính; nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của cơ quan; theo dõi việc chấp hành nội quy, quy chế làm việc và các quy chế khác của Ban.
Tham mưu giúp lãnh đạo Ban tổ chức thực hiện công tác tổ chức cán bộ, chế độ tiền lương, các chính sách, chế độ đãi ngộ khác; tham mưu lãnh đạo Ban về công tác bình xét thi đua khen thưởng; quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng đối với cán bộ, công chức.
Quản lý các nguồn kinh phí hành chính được phân bổ hàng năm và các nguồn kinh phí khác được UBND tỉnh giao; lập dự toán và tổ chức thực hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách được giao; giải quyết các thủ tục cấp phát kinh phí phục vụ cho các hoạt động thường xuyên, đột xuất của Ban theo quy định. Quản lý tài chính theo qui định của nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của Ban.
Quản lý tài sản, đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đi lại, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm, sửa chữa, tu bổ trụ sở làm việc, xe ô tô, vật tư kỹ thuật và các trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động của Ban.
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường trong cơ quan.
Chủ trì, phối hợp với các phòng trực thuộc Ban để tổ chức, phục vụ:
a) Các hội nghị, đại hội có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương;
b) Các hội nghị, hội thảo, cuộc họp, lễ kỷ niệm của Ban; thực hiện nhiệm vụ hậu cần, tiếp đón các đoàn công tác của các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh, các đoàn từ Trung ương đến làm việc với Ban về lĩnh vực công tác dân tộc.
Tham mưu cho lãnh đạo Ban trong việc phối hợp với Công đoàn cơ quan chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức của Ban theo đúng qui định chế độ chính sách nhà nước hiện hành.
Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật do lãnh đạo Ban phân công.
2. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng có Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và công chức, người lao động, làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Chánh Văn phòng do Trưởng Ban bổ nhiệm và miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng do Trưởng Ban bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Chánh Văn phòng. Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách một số mặt công tác của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công.
Các bộ phận chức năng của Văn phòng Ban Dân tộc gồm có:
- Văn thư (bộ phận một cửa), lưu trữ;
- Công nghệ thông tin;
- Tổ chức, thi đua Khen thưởng;
- Hành chính Tổng hợp;
- Tài chính - Kế toán;
- Hỗ trợ phục vụ: lái xe, tạp vụ, bảo vệ.
Các bộ phận chức năng của Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về thực hiện các nhiệm vụ được phân công và báo cáo công việc cho Chánh Văn phòng.
